Kontrola dokumentów kierowcy. Co musi być w kabinie i kto za to odpowiada?

Poniedziałek, 5:00 rano.

Kierowca wraca po kilku dniach urlopu. Samochód stał na bazie, a w międzyczasie ktoś musiał przygotować nowe zlecenie i sprawdzić, czy wszystko jest gotowe do wyjazdu. Dokumenty są przygotowane, kierowca wrzuca je do kabiny, sprawdza naczepę, stan techniczny pojazdu i rusza w trasę.

Na pierwszy rzut oka wszystko się zgadza, jednak do czasu.

Okazuje się, że brakuje wydruków z tachografu, które powinny być dostępne do kontroli.

Nikt nie zauważył ich braku, bo przez ostatnie kilka dni pojazd stał, kierowca był na urlopie, a przed wyjazdem nikt nie miał jednej, prostej procedury sprawdzenia czy komplet dokumentów i wymaganych zapisów jest na swoim miejscu.

I właśnie takie sytuacje pokazują, że problem z dokumentami często nie zaczyna się podczas kontroli, lecz przy organizacji wyjazdu.

Podczas kontroli drogowej kierowca nie ma już czasu zastanawiać się, gdzie powinien być dokument albo wydruk, którego brakuje, dlatego też warto odpowiedzieć sobie na dwa proste pytania:

Jakie dokumenty kierowca powinien mieć przy sobie?

Kto odpowiada za to, żeby faktycznie były dostępne podczas kontroli?

Co mówi art. 87?

Podstawowe zasady określa art. 87 ustawy o transporcie drogowym. To właśnie ten przepis wskazuje dokumenty, które kierowca powinien mieć przy sobie podczas wykonywania przewozu drogowego. Jednocześnie odpowiedzialność za wyposażenie kierowcy w wymagane dokumenty spoczywa na przedsiębiorcy.

Przepis wymienia kilka kategorii dokumentów. Ich zakres zależy od rodzaju wykonywanego przewozu.

Wypis z licencji lub zezwolenia

Przy wykonywaniu transportu drogowego kierowca powinien mieć przy sobie wypis z zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego albo wypis z licencji.

To jeden z podstawowych dokumentów, który może zostać sprawdzony podczas kontroli.

Dokumenty dotyczące przewożonego ładunku

W przypadku przewozu drogowego rzeczy kierowca powinien posiadać dokumenty związane z przewożonym ładunkiem.

W zależności od rodzaju przewozu mogą to być m.in. dokumenty przewozowe, dokumenty dotyczące charakteru lub właściwości ładunku, a w określonych przypadkach również dokumenty wymagane przy przewozie zwierząt, odpadów czy towarów wymagających dodatkowych zezwoleń.

Nie oznacza to jednak, że każda trasa wymaga dokładnie tego samego zestawu dokumentów. Ich zakres zależy od konkretnego przewozu.

Transport międzynarodowy

Przy przewozach międzynarodowych mogą dochodzić kolejne dokumenty.

Art. 87 wskazuje m.in. na odpowiednie zezwolenia wymagane w międzynarodowym transporcie drogowym, dokumenty związane z przewozami kabotażowymi czy świadectwo kierowcy, jeżeli jest wymagane.

W praktyce oznacza to, że komplet dokumentów trzeba przygotować nie tylko z myślą o rodzaju ładunku, ale również o trasie i charakterze przewozu.

Tachograf

To obszar, w którym łatwo posługiwać się nieaktualną informacją.

Od 31 grudnia 2024 r. podczas kontroli kierowca musi być w stanie okazać dane dotyczące bieżącego dnia oraz poprzednich 56 dni. Dotyczy to odpowiednio danych z karty kierowcy, zapisów ręcznych, wydruków oraz wykresówek, zależnie od rodzaju tachografu i sytuacji kierowcy.

Dlatego zapisanie na firmowej checkliście „28 dni” jest już nieaktualne.

Dokumenty pojazdu

Tutaj warto rozdzielić dwie kwestie.

Podczas kontroli mogą być sprawdzane również dokumenty i stan techniczny pojazdu, ale nie wszystkie dokumenty dotyczące pojazdu wynikają bezpośrednio z katalogu dokumentów kierowcy określonego w art. 87 ustawy o transporcie drogowym.

Dlatego zamiast wrzucać do jednego katalogu np. wypis z licencji, OC i badanie techniczne, lepiej traktować je jako osobne elementy procesu przygotowania pojazdu do wyjazdu.

Firma powinna mieć pewność, że pojazd ma wymagane dokumenty, aktualne badania i ubezpieczenie oraz spełnia wymagania techniczne.

Kto odpowiada za to, że dokumenty są dostępne?

To pytanie, które wielu właścicieli firm zaczyna zadawać dopiero po pierwszej problematycznej kontroli.

Odpowiedź nie powinna jednak sprowadzać się do prostego: „kierowca”.

Art. 87 ust. 3 ustawy o transporcie drogowym wprost wskazuje, że przedsiębiorca jest odpowiedzialny za wyposażenie kierowcy w wymagane dokumenty.

Jednocześnie nie oznacza to, że kierowca nigdy nie ponosi odpowiedzialności. Ustawa przewiduje odpowiedzialność różnych uczestników przewozu w zależności od rodzaju i charakteru naruszenia.

W przypadku braku wymaganego dokumentu konsekwencje mogą więc dotknąć zarówno kierowcę, jak i przedsiębiorcę.

Co istotne, przepisy przewidują również sytuację, w której podczas kontroli drogowej kierowca może skontaktować się z przedsiębiorcą lub zarządzającym transportem, aby przed zakończeniem kontroli przedstawić dowody, których nie było w pojeździe. Nie zwalnia to jednak z obowiązku posiadania w pojeździe dokumentów, które zgodnie z przepisami powinny się tam znajdować.

Jak wygląda brak procesu w praktyce?

Mała firma. Trzech kierowców.

Kierowca wraca z urlopu i rano ma ruszyć w trasę. Dyspozytor przygotowuje zlecenie i dokumenty, ale wszystko dzieje się w pośpiechu.

Karta kierowcy jest na miejscu. Dokumenty przewozowe są przygotowane. Samochód sprawdzony.

Nikt nie sprawdza jednak, czy dostępne są wszystkie wymagane zapisy i wydruki z tachografu.

Kontrola kilka godzin później.

I nagle problem, który można było wychwycić przed wyjazdem, trzeba rozwiązywać na drodze.

Ten scenariusz nie wymaga złej woli.

Wystarczy brak procesu, który gwarantuje sprawdzenie kompletu przed każdym wyjazdem.

Checklista wyjazdu

Najprostsze rozwiązanie?

Lista rzeczy do sprawdzenia przed uruchomieniem silnika.

Dobrze przygotowana checklista może obejmować kilka obszarów:

Dokumenty firmy i przewozu

• wypis z licencji lub zezwolenia
• dokumenty związane z przewozem
• dokumenty dotyczące ładunku
• dokumenty wymagane dla konkretnego rodzaju przewozu
• dokumenty wymagane przy przewozach międzynarodowych lub kabotażowych
• arkusze CMR oraz długopisy

Stan techniczny

• płyny eksploatacyjne
• ciśnienie i stan opon
• oświetlenie
• hamulce
• stan naczepy
• połączenie ciągnika z naczepą
• inne elementy wymagane procedurą firmy
• data ważności przeglądu technicznego
• data ważności ubezpieczenia pojazdu
• wyposażenie w urządzenia do poboru opłat drogowych
• karty paliwowe
• narzędzia
• zapasowe żarówki

Wyposażenie

• gaśnica
• trójkąt ostrzegawczy
• kamizelka ostrzegawcza
• apteczka – jeżeli jest wymagana dla danego pojazdu lub przyjęta jako element wyposażenia firmy
• pozostałe wyposażenie wymagane dla danego pojazdu i rodzaju przewozu

Tachograf

• prawidłowo używana karta kierowcy
• prawidłowe zapisy
• dostępność wymaganych danych
• możliwość okazania zapisów za bieżący dzień i poprzednie 56 dni
• data ważności kalibracji urządzenia
• zapasowe rolki papieru do drukarki

Każda pozycja na liście to potencjalny problem wyeliminowany przed wyjazdem, a nie podczas kontroli.

Checklista w systemie, nie na kartce

Papierowa lista może pomóc kierowcy.

Nie daje jednak firmie pełnej informacji o tym, co faktycznie zostało sprawdzone.

Nie pokazuje, gdzie pojawił się problem.

Nie pozwala dyspozytorowi szybko zareagować.

Nie daje też historii wykonanych kontroli.

Dlatego checklista może być znacznie bardziej użyteczna, gdy jest częścią systemu.

W supLOAD checklista wyjazdu może być dostępna w aplikacji kierowcy. Przed wyjazdem kierowca przechodzi kolejne punkty i może zgłosić brak dokumentu albo stwierdzoną usterkę.

Firma widzi wynik kontroli z poziomu panelu.

Jeżeli coś się nie zgadza, dyspozytor może zareagować jeszcze przed wyjazdem pojazdu, a nie dopiero po kontroli ITD.

Dokumenty związane ze zleceniem mogą być również przypisane do konkretnego kursu, dzięki czemu kierowca nie musi szukać informacji w kilku różnych miejscach.

Warto jednak pamiętać: dostęp do dokumentu w aplikacji nie oznacza automatycznie, że może on zastąpić dokument wymagany w formie papierowej lub określonej prawem. System powinien wspierać organizację dokumentacji, a sposób okazania konkretnego dokumentu musi odpowiadać obowiązującym przepisom.

Terminy przeglądów i ubezpieczeń

Checklista wyjazdu to tylko jeden element całego procesu.

Firma powinna również pilnować terminów badań technicznych, ubezpieczeń i innych dokumentów oraz uprawnień związanych z pojazdami.

To właśnie tutaj szczególnie przydatny staje się moduł floty.

W supLOAD terminy przeglądów, badań i ubezpieczeń mogą być przypisane do konkretnego pojazdu, a system może przypominać o zbliżających się terminach.

Zamiast dowiedzieć się o problemie przy kontroli, firma dostaje informację wcześniej.

Podsumowanie

Art. 87 ustawy o transporcie drogowym określa dokumenty, które kierowca powinien mieć przy sobie podczas wykonywania przewozu. Jednocześnie przedsiębiorca odpowiada za wyposażenie kierowcy w wymagane dokumenty.

Zakres dokumentacji zależy od rodzaju przewozu, ładunku i trasy. Nie ma więc jednego uniwersalnego zestawu dokumentów dla każdego kierowcy.

Do tego dochodzą wymagania dotyczące tachografu. Od końca 2024 r. podczas kontroli trzeba uwzględniać dane z bieżącego dnia oraz poprzednich 56 dni.

Najprostszy sposób na ograniczenie ryzyka?

Dobrze zaprojektowana checklista przed wyjazdem, która jest częścią procesu zarządzania transportem.

Dla kierowcy, który wyjechał z kompletem wymaganych dokumentów i sprawdzonym pojazdem, powinna być po prostu kolejnym elementem pracy.

supLOAD to platforma dla firm TSL: zlecenia, flota, dokumenty i komunikacja w jednym miejscu. Sprawdź komunikator dla przewoźników i portal dla spedycji.