Optymalizacja tras w transporcie. Jak skrócić czas dostawy i obniżyć koszty

Wyobraź sobie dwa pojazdy z tej samej firmy. Jeden wraca pusty z Wrocławia do Warszawy. Drugi jedzie pusty z Warszawy do Wrocławia. Mijają się gdzieś na A1. Każdy z nich mógł zabrać ładunek który właśnie przewozi ten drugi.

To nie jest wymyślony przykład. W małych firmach transportowych takie sytuacje zdarzają się regularnie, bo zlecenia trafiają do różnych dyspozytorów, nikt nie widzi całości i każdy optymalizuje "swój" pojazd zamiast całą flotę.

Optymalizacja tras nie zaczyna się od kupowania drogiego systemu GPS. Zaczyna się od tego żeby widzieć wszystko w jednym miejscu.

Dlaczego optymalizacja tras ma większy wpływ na koszty niż się wydaje

Kiedy myślimy o oszczędzaniu w transporcie, pierwsza myśl to paliwo. I słusznie. Przy obecnych cenach diesla każdy zbędny kilometr boli. Ale paliwo to tylko część rachunku.

Do każdego przejazdu dochodzi czas pracy kierowcy, który jest limitowany przepisami i kosztuje niezależnie od tego czy pojazd jedzie z ładunkiem czy pusty. Dochodzi amortyzacja pojazdu, która nalicza się od przebiegu, nie od czasu. Dochodzą opłaty drogowe na trasach z viaTOLL. I dochodzi stracona okazja: pojazd który jedzie na pusto nie zarabia, a mógłby.

Według danych Eurostatu, w 2023 roku ponad jedna piąta przejazdów ciężarówek w Unii Europejskiej odbywała się bez ładunku. Polscy przewoźnicy wypadają nieco powyżej tej średniej: GUS odnotował w 2022 roku 22,51% wozokilometrów pustych przebiegów. To liczba która powoli spada, bo branża coraz świadomiej szuka frachtów powrotnych. Ale nawet przy obecnym poziomie: każda dziesiąta ciężarówka którą mijasz na autostradzie jedzie bez towaru.

Firmy które wdrożyły świadome planowanie tras mówią że największa zmiana to nie paliwo, ale czas dyspozytora. Mniej telefonów, mniej improwizacji, mniej sytuacji kiedy pojazd stoi bo nikt nie wiedział że jest wolny.

Gdzie firmy TSL najczęściej tracą kilometry

Zanim zaczniesz optymalizować, warto wiedzieć gdzie konkretnie uciekają kilometry. W małych firmach przewozowych są cztery powtarzające się przyczyny.

Puste przebiegi po odbiór ładunku. Pojazd dostarczył towar do klienta i wraca pusty do bazy albo jedzie pusty po kolejny ładunek. To nieuniknione jeśli nie szukasz frachtu powrotnego zanim pojazd wyjedzie w trasę. Dla firmy z kilkoma tirami to może być kilkaset kilometrów miesięcznie na jednym pojeździe.

Trasy planowane z pamięci. Dyspozytor zna trasy "na pamięć" i zawsze jeździ tą samą drogą. Nowy objazd, remontowany odcinek albo zmiana przepisów o zakazach ruchu mogą sprawić że znana trasa przestaje być optymalna, a nikt tego nie sprawdza bo "zawsze tak jeździliśmy".

Brak informacji o ograniczeniach z wyprzedzeniem. Wakacyjne zakazy ruchu dla ciężarówek powyżej 12 ton, sezonowe ograniczenia na konkretnych odcinkach, remonty autostrad. Jeśli dyspozytor dowiaduje się o zakazie w piątek rano zamiast przy planowaniu zlecenia w środę, kierowca czeka kilka godzin na poboczu i traci czas który można było wykorzystać inaczej.

Nieoptymalne kolejkowanie zleceń. Pojazd robi dwa osobne kursy tam i z powrotem zamiast jednej pętli która łączy oba. To klasyczny błąd przy planowaniu bez widoku wszystkich zleceń naraz. Każde zlecenie wygląda rozsądnie z osobna, razem tworzą nieefektywną trasę.

Cztery sposoby na skrócenie tras bez drogich systemów

Dobra wiadomość jest taka, że większość z tych problemów można ograniczyć bez inwestowania w drogi system telematyki. Potrzebujesz czterech nawyków.

1. Planowanie z wyprzedzeniem, nie na bieżąco

Największa zmiana jaką możesz zrobić to przestać planować zlecenia jedno po drugim i zacząć planować flotę jako całość. Zamiast pytania "który pojazd mogę wysłać na to zlecenie?" zadaj sobie pytanie "które zlecenia mogę połączyć żeby pojazd wracał z ładunkiem?"

Wymaga to widoku wszystkich aktywnych zleceń w jednym miejscu, a nie rozsypanych po emailach i arkuszach. Dyspozytor który widzi gdzie jest każdy pojazd i jakie zlecenia czekają, naturalnie zaczyna łączyć trasy. Dyspozytor który operuje z pamięci i z telefonu tego nie zrobi, nawet jeśli chce.

2. Szukaj frachtu powrotnego zanim pojazd wyjedzie

Jeśli wysyłasz pojazd z Krakowa do Gdańska, fracht powrotny z Trójmiasta powinieneś mieć zanim podpiszesz zlecenie na jazdę tam. Nie po dotarciu kierowcy na miejsce.

To zmiana w kolejności działań, nie w narzędziach. Wymaga żebyś przy każdym wyjeździe pytał "co ten pojazd wiezie w drodze powrotnej?" i traktował pustą odpowiedź jako problem do rozwiązania, nie jako normę.

3. Śledzenie trasy w czasie rzeczywistym i informowanie o ETA

Gdy wiesz gdzie jest każdy pojazd, możesz dopasować nowe zlecenie do pojazdu który i tak jedzie w tamtym kierunku. Pojazd który właśnie rozładował się w Poznaniu i wraca do Łodzi może po drodze odebrać ładunek w Koninie, jeśli wiesz że tam jest i masz pełen widok zleceń czekających na realizację.

Przy zarządzaniu flotą transportową w jednym systemie ta decyzja zajmuje minutę. Przy zarządzaniu przez telefon i e-mail wymaga kilku rozmów i często się nie wydarza bo jest za wolna.

4. Sprawdzaj ograniczenia drogowe przed przyjęciem zlecenia

Zakaz ruchu dla ciężarówek w piątkowe popołudnie, remont na planowanej trasie, ograniczenia tonażowe na danym odcinku. Te informacje są dostępne, ale trzeba po nie sięgnąć aktywnie zamiast odkrywać je w dniu wyjazdu.

Jeśli wiesz że piątek 18:00-22:00 jest zakazem ruchu dla pojazdów powyżej 12 ton, możesz zaplanować zlecenie tak żeby kierowca był już na miejscu przed godziną 18 albo ruszył w sobotę rano po 14. Jeśli dowiadujesz się o tym w piątek o 17:30, nie masz już żadnej opcji.

Jak technologia pomaga optymalizować trasy w małej firmie

Nie potrzebujesz systemu za 50 000 złotych żeby optymalizować trasy. Potrzebujesz czterech konkretnych funkcji, które powinno dać każde narzędzie do zarządzania flotą.

Pierwsza to widok floty z aktualną pozycją każdego pojazdu. Bez tego planujesz w ciemno i każda decyzja wymaga telefonu do kierowcy.

Druga to prognozowanie ETA na podstawie lokalizacji w czasie rzeczywistym. Nie "kierowca mówi że będzie o 15:00", ale faktyczna prognoza na podstawie tego gdzie jest i jak jedzie.

Trzecia to możliwość wyszukiwania frachtów dopasowanych do parametrów konkretnego pojazdu i trasy którą i tak jedzie. Zamiast przeglądać wszystkie dostępne oferty, widzisz te które mają sens dla pojazdu który za dwie godziny wyjeżdża z Wrocławia w kierunku Poznania.

Czwarta to automatyczne informacje o ograniczeniach drogowych zintegrowane z kalendarzem zleceń. Nie osobna zakładka którą trzeba sprawdzić, ale informacja która pojawia się przy planowaniu konkretnego terminu.

Jeśli szukasz platformy transportowej dla firm TSL która łączy te funkcje bez drogiego wdrożenia, supLOAD jest zaprojektowany dokładnie pod tę skalę.

Co zyskuje klient gdy widzi status dostawy na bieżąco

Optymalizacja tras ma jeszcze jeden efekt który rzadko jest liczony w kalkulacjach, ale jest równie realny. Mniej telefonów od klientów z pytaniem "gdzie jest mój towar".

Każdy taki telefon to kilka minut pracy dyspozytora: zadzwoń do kierowcy, poczekaj aż odbierze, zapytaj gdzie jest, oddzwoń do klienta. Przy kilkudziesięciu aktywnych zleceniach to może być kilka godzin tygodniowo tylko na obsługę zapytań statusowych.

Klient który widzi aktualny status przesyłki i prognozowany czas dostawy sam z siebie dzwoni rzadziej. Planuje odbiór na podstawie ETA zamiast dzwonić z pytaniami. A jeśli już dzwoni, to z konkretnym pytaniem, nie z pytaniem "czy w ogóle jedzie".

To nie jest efekt uboczny optymalizacji. To jej bezpośredni skutek: mniej nieplanowanej pracy administracyjnej, więcej czasu na obsługę kolejnych zleceń.

Podsumowanie

Optymalizacja tras w transporcie nie zaczyna się od systemu GPS za kilkadziesiąt tysięcy złotych. Zaczyna się od widoku całej floty w jednym miejscu, nawyku szukania frachtu powrotnego przed wyjazdem i sprawdzania ograniczeń drogowych przy planowaniu, nie w dniu realizacji.

Małe firmy które zaczynają od tych kroków odzyskują kilometry, czas kierowców i czas dyspozytora. Bez wielomiesięcznego wdrożenia i bez działu IT.

supLOAD to platforma transportowa dla firm TSL: jedno środowisko pracy dla zleceń, floty, frachtów i kontrahentów. Jeśli prowadzisz firmę przewozową, sprawdź jak supLOAD wspiera zarządzanie flotą transportową. Jeśli pracujesz w spedycji, zobacz portal spedycyjny supLOAD.